Перелік документів, які обов’язково повинні надавати постачальники та підрядники

I  - На момент укладання договору:

   1. Засвідчені копії статутних документів, а саме:

- копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства або витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;

-копію свідоцтва платника ПДВ або витяг з єдиного реєстру платників ПДВ;

- копію статуту;

- Наказ про призначення директора підприємства.

-довіреність на підписувача контрагента, якщо договір підписує не керівник відповідно до статуту, а інша особа

   2. Надання постачальниками та підрядниками документа, що підтверджує вартість чистих активів за минулий квартал. Це може бути офіційна звітність ТОВ або ТДВ, або довідка за підписом керівника та головного бухгалтера з необхідною інформацією. При цьому сума операції не повинна перевищувати 50% вартості активів.

При цьому, в разі, коли за договором полягає кілька додаткових угод (специфікацій), і сума договору відповідно підсумовується, то для визначення суми угоди в розрізі ст.44 Закону буде братися ЗАГАЛЬНА СУМА ПО ДОГОВОРУ.

Або

   3. Надання протоколу загальних зборів учасників ТОВ або ТДВ зі згодою на здійснення угоди. При цьому оформлення протоколу загальних зборів учасників, в якому учасники погодили висновок всіх можливих угод, наприклад, на рік вперед, не підходить. У протоколі повинні бути вказані хоча б мінімальні істотні умови - сторони і предмет угоди, ціна.

Або

   4. Надання копії статуту з вказівкою порядку погодження значних правочинів

Вважаємо, що контрагенти ТОВ і ТДВ повинні знати положення профільного і основоположного для них закону. Тому відмова контрагентів взагалі щось робити або надавати в розрізі даного питання з посиланням на те, що дані вимоги є незаконними - прийматися не буде.

   5. Баланс (ф.№1) та/або *протокол загальних зборів учасників ТОВ (ТДВ) за погодженням цієї угоди.

   6. Постачальники, які не є виробниками товару, обов'язково зобов'язані надати інформацію про походження товару (документи, що підтверджують поставки товару від виробника (або імпортера) до Постачальника);

II -Разом з поставкою товару (виконаними роботами):

   1) рахунок-фактуру (оригінал державною мовою), крім випадків, коли для здійснення авансового платежу Постачальником надається оригінал специфікації, підписаної з обох Сторін;

   2) видаткову накладну на відпуск Товару (оригінал державною мовою);

- копію електронної залізничної накладної, завіреної підписом та печаткою Постачальника із відображенням у залізничній накладній інформації про власника Товару, відправника Товару та одержувача Товару за умови поставки залізничним транспортом або товаротранспортну накладну (оригінал) за умови поставки вантажним автотранспортом Постачальника;

   3) акт прийому-передачі Товару (оригінал), оформлений у відповідності до вимог Договору та Специфікації до цього Договору;

  4) сертифікат якості виробника Товару, (найменування виробника у сертифікаті повинно відповідати найменуванню виробника у специфікації), 

  5) у разі, якщо Товар підлягає сертифікації - сертифікат-походження та відповідності за системою сертифікації УкрСЕПРО, гігієнічний, екологічний сертифікат, а також інші сертифікати згідно з чинним законодавством України (оригінали або належним чином завірені копії);

  6) у разі складання  податкових  накладних за касовим методом (згідно з п. 44 та п. 45 підрозділу 2 розділу ХХ Податкового кодексу України, у наступному, при посиланні на цей кодекс слід використовувати термін – ПКУ) – завірену Постачальником копію заяви  Постачальника  про відмову/зупинення використання пільги, передбаченої п. 45 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ, та завірену копію квитанції про прийняття даної заяви Державною податковою (фіскальною) службою України;

   7) в податковій накладній та митній декларації повинна співпадати назва товару, код УКТЗЕД та код товару (в гр.33 митної декларації), кількість товару в податковій накладній, оформленій на адресу Покупця, не повинна перевищувати кількість товару в митній декларації.

   8) у разі, якщо постачальники, які не є виробниками товару, надати інформацію про походження товару (документи, що підтверджують поставки товару від виробника (або імпортера) до Постачальника);

   9) завірену Постачальником копію витягу з реєстру платників акцизного податку про реєстрацію акцизного податку (для постачальників підакцизних товарів);

- у разі, якщо Товар є підакцизним товаром, який включено до переліку пального, затвердженого п. 215.3.4 ПКУ – електронну акцизну накладну, зареєстровану в Єдиному реєстрі акцизних накладних на обсяг пального, поставленого Покупцеві;

- у разі, якщо Товар є імпортним підакцизним товаром, який включено до переліку пального, затвердженого п. 215.3.4 ПКУ - завірену Постачальником копію митної декларації, якою підтверджується код УКТ ЗЕД та факт ввезення даного Товару на територію України;

- у разі, якщо Товар є імпортним - завірену Постачальником копію митної декларації у частині, якою підтверджується код УКТ ЗЕД та факт ввезення даного Товару на територію України;

   10) у випадку поставки Товару (машин, механізмів, устаткування підвищеної небезпеки) Постачальник додатково надає такі документи:  

- копію дозволу Держпраці про застосування машин, механізмів, устаткування підвищеної небезпеки на території України;

- технічний паспорт на машини, механізми, устаткування підвищеної небезпеки (оригінал – мовою країни виробника або англійською, а також копія  державною або російською мовою, завірена належним чином);

- інструкцію з експлуатації машин, механізмів, устаткування підвищеної небезпеки (оригінал – мовою країни виробника або англійською, а також копія державною або російською мовою, завірена належним чином);

- гарантійний талон;

- позитивний висновок санітарно-гігієнічної експертизи;

- сертифікат УкрСЕПРО, оформлений державною мовою відповідно до вимог п.2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 із змінами та доповненнями.

   11) Підрядник до 25 числа місяця наступного за звітним зобов`язаний надати Замовнику:

- завірену копію Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (форми Д4 Об’єднаної звітності ПДФО та ЕСВ) з додатками за звітний період виконання робіт. У звіті повинна бути зазначена середньооблікова чисельність, як штатних працівників, так і тих, які працюють за цивільно-правовими угодами. У разі, якщо для виконання вказаного в актах обсягу робіт, недостатньо штатних працівників та залучалися особи, які працюють за цивільно-правовими угодами, необхідно додати копії таких угод;

До акту виконаних робіт додатково додається аналіз відповідності даних, заявлених в акті, відповідно додатків:

- «Аналіз відповідності фактичної наявності трудових ресурсів Підрядника робіт (послуг) згідно з Актом приймання виконаних робіт» (додаток 2 до Наказу)

- «Аналіз відповідності фактичних витрат на заробітну плату у Підрядника робіт (послуг) згідно з даними форми Д4 Об’єднаної звітності  ПДФО та ЕСВ, та Актом приймання виконаних робіт»; (додаток 3 до Наказу)

- «Аналіз відповідності фактичної наявності трудових ресурсів у Підрядника робіт (послуг) згідно з відомостями про отримання тимчасових перепусток та проходження інструктажу з техніки безпеки». (додаток 4 до Наказу)